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15. KW: Buchauszug und Digitalisierung - Anspruch des Vertreters

Industrialisierung und Digitalisierung haben dazu geführt, dass Unternehmer Buchauszüge EDV-mäßig erstellen und in Form von PDF auf Datenträgern liefern wollen. Vertreter begehren demgegenüber mit Rücksicht auf den Umfang der darzustellenden Buchungen pro Geschäft die Erteilung von Buchauszügen in einer Form, die ihnen unmittelbar eine EDV-gestützte Auswertung gestattet, ohne dass die PDF zunächst konvertiert oder sogar gescannt bzw. mit einer OCR-Software bearbeitet werden müssen. Dies wirft die Frage auf, ob der Anspruch auf Buchauszug in Datenform erfüllt oder verlangt werden kann.

Die Kernaussagen

  • Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form für den Buchauszug.

  • Der Unternehmer hat das Recht, zwischen verschiedenen für den Buchauszug geeigneten Darstellungsweisen zu wählen.

  • Es ist davon auszugehen, dass eine elektronische Übersendung einer bloßen Datenmenge regelmäßig nicht ausreicht, um den Anforderungen an einen Buchauszug gerecht zu werden.

Der Hintergrund

Für den Buchauszug gibt es keine vom Gesetz vorgegebene Form, die es einzuhalten gilt. Soweit teilweise davon ausgegangen wird, dass der Buchauszug in schriftlicher Form geschuldet sei, findet diese Forderung keine Stütze in § 87c Abs. 2 HGB . Verlangt werden kann allenfalls die Erteilung in Textform, wenn man den Zweck des Buchauszuges ins Kalkül zieht. Er soll dem Vertreter Klarheit über seine Provisionsansprüche verschaffen und es ermöglichen, die vom Unternehmer erteilte oder zu erteilende Provisionsabrechnung nachzuprüfen. Die Norm verlangt daher, dass der Prinzipal dem Vertreter eine auf den Vertretervertrag bezogene geordnete Zusammenstellung vorlegt, die den Vertreter in Ergänzung der Abrechnungen in die Lage versetzt, zu prüfen, welche Provisionsansprüche er hat. Über die Textform hinaus erscheint es auch nicht gerechtfertigt, den Unternehmer auf eine bestimmte Form des Buchauszuges zu verpflichten.

Da § 87c Abs. 2 HGB die Frage der Form ungeregelt lässt, kommt dem Unternehmer die alleinige Entscheidungsbefugnis bei der Auswahl zugute. Die dem Prinzipal damit zuerkannte Dispositionsfreiheit, unter mehreren für den Buchauszug gleich geeigneten Darstellungsweisen die für ihn kostengünstigere zu wählen, darf in Ansehung dieser Umstände auch nicht einfach eingeschränkt werden. Es dürfte allerdings davon auszugehen sein, dass die elektronische Übersendung einer reinen Datenmenge regelmäßig nicht ausreicht, den Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Buchauszug zu erfüllen. Ebenso wenig ist jedoch davon auszugehen, dass der Buchauszug nur dann in elektronischer Form, etwa einem bestimmten Datenformat oder allgemein in maschinenlesbarer Form, erteilt werden darf, wenn eben dies vereinbart worden ist. Der Unternehmer darf unter mehreren möglichen, nämlich zum Beleg der abgeschlossenen Geschäfte geeigneten analogen oder digitalen Darstellungen, diejenige frei wählen, die für ihn am wenigsten lästig und kostenträchtig ist. Dafür kann bereits auch ein PDF ausreichend sein. Übermittelt der Unternehmer die Daten des Buchauszuges als PDF, macht er daher lediglich von dem ihm gesetzlich eingeräumten Wahlrecht Gebrauch. Den Anspruch kann er auch ohne Weiteres dadurch erfüllen, dass er dem Vertreter eine CD-ROM zur Verfügung stellt. Dies erscheint jedenfalls im Hinblick auf die heute genutzten Kommunikationsformen sachgerecht. Handelt es sich bei der CD nicht lediglich um eine Bezugnahme auf Abrechnungen oder um eine EDV-gestützte Datensammlung, die der Vertreter mangels Anbindung an das Computersystem des Unternehmers nicht mehr verwerten kann, sondern ist der Inhalt eine geordnete, aus sich heraus verständliche Zusammenstellung, die hinsichtlich der darin aufgeführten Geschäfte vollständig ist, so genügt die Form den Anforderungen an einen Buchauszug.

Kein gesetzlicher Anspruch

Der Vertreter hat nach dem Gesetz keinen Anspruch auf Erteilung eines Buchauszuges in einer bestimmten Form; weder in Form einer EDV-Übersicht noch in einer EDV-verwertbaren Form. Der Versicherungsvertreter hat auch keinen Anspruch darauf, dass der Buchauszug elektronisch erstellt wird, etwa als GDV-Datensatz. Erst recht kann der Vertreter nicht eine für ihn angenehme Datenform verlangen.

Handelsvertreter können allerdings dann einen Anspruch auf Übermittlung des Buchauszuges in elektronischer Form haben, wenn dies zwischen den Parteien ausdrücklich oder stillschweigend vereinbart ist. Soweit dies jedoch teilweise schon dann angenommen wird, wenn der Unternehmer dem Vertreter während der Vertragslaufzeit oder außergerichtlich Dokumente in elektronischer Form überlassen hat, muss dies bezweifelt werden. Denn mit der Überlassung von Abrechnungen in Form von PDF erfolgt keine Festlegung dahingehend, dass auch ein Buchauszug in dieser Form zur Verfügung gestellt werden muss.

Das Fazit

Zu fordern ist daher für eine stillschweigende Einigung auf eine bestimmte Form, dass der Unternehmer dem Vertreter auch schon bisher Buchauszüge in dieser Form zur Verfügung gestellt und der Vertreter sich darauf eingerichtet hat, diese Form zu prüfen. Denn für die Annahme einer Beschränkung der Dispositionsfreiheit des Unternehmers bedarf es einer ausdrücklichen Abrede. Ist der Vertreter auf bestimmte Datenformate angewiesen, um einen Buchauszug maschinell auswerten zu können, sollte er dies daher mit dem Prinzipal ausdrücklich vereinbaren.

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