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23. KW: Wie geht es weiter, wenn der Agentur-Chef ausfällt?

Autor: Umar Choudhry

Vorsorge ist besser als Heilung: Diese Weisheit gilt auch für den unerwarteten Ausfall des Agentur-Inhabers. Doch wie kann sich ein Vermittlerbetrieb darauf vorbereiten, dass das Unternehmen auch im Falle eines Falles weiter fortbesteht? Ein „Notfall-Handbuch“ der Handelskammern Rheinland-Pfalz will die Verantwortlichen sensibilisieren, Vorsorge zu treffen, wenn der Chef nach einem Schicksalsschlag plötzlich ausfallen sollte.

Typisch für die hiesige Vermittlerlandschaft: Die überwiegende Anzahl der Vermittlerbetriebe ist Klein- und Kleinstunternehmen zuzuordnen. Rund ein Drittel der Vermittlerbetriebe sind Ein-Personen-Betriebe, die neben dem Inhaber keine weiteren Mitarbeiter aufweisen. Das ergab die vom Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. (BVK) in Auftrag gegebene Studie „Betriebswirtschaftliche Konsequenzen eines Systemwechsels in der Vergütung von Versicherungsvermittlern“. Der Untersuchung zufolge weist rund drei Viertel der Vermittlerbetriebe nicht mehr als vier Personen einschließlich dem Inhaber aus. Die durchschnittliche Personenzahl einschließlich Inhaber liegt bei vier Personen in Ausschließlichkeitsvertretungen und sieben Personen bei Maklerbetrieben, so ein weiteres Ergebnis der Untersuchung. Diese Zahlen verdeutlichen die hohe Verantwortung der Agentur-Inhaber, die sie tagtäglich schultern.

Im schlimmsten Fall das Aus

Gleichzeitig sollten diese wenigen Zahlen die verantwortlichen Vermittler mit der Frage konfrontieren, was passiert, wenn der Agentur-Inhaber ausfällt. „Wenn der Chef unerwartet ausfällt, kann das für die Firma im schlimmsten Fall das Aus bedeuten“, teilt der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) mit. Den meisten Unternehmern sei klar, dass sie Vorkehrungen für eine Situation treffen müssten, in der sie nicht mehr in der Lage seien, den Betrieb zu führen. Die Bereitschaft, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen, sei jedoch oft gering. „Das ist verständlich“, so der DIHK. Wer seine Verantwortung für Kunden, Geschäftspartner, Belegschaft oder Familie ernst nimmt, sollte sicherstellen, dass das Unternehmen auch bei einem Unfall, bei plötzlicher Krankheit oder im Todesfall vor unnötigem Schaden bewahrt wird, appelliert der Verband.

Um Vorsorge für genau jene Schicksalsschläge zu treffen, hat die Arbeitsgemeinschaft der Industrie- und Handelskammern (IHKs) Rheinland-Pfalz ein „Notfall-Handbuch für Unternehmen“ aufgelegt. Der 65-seitige Notfall-Koffer enthält im Wesentlichen Checklisten und Formulare. Anhand der Antworten soll die reibungslose Fortführung der Firma erleichtert werden, wenn der Chef eines Tages nicht mehr ins Büro kommen kann: Wer nimmt nun die wichtigsten Aufgaben wahr? Ist eine Stellvertreter-Regelung getroffen worden? Muss die Führung auf mehrere Personen verteilt werden? Wer ist über aktuelle Projekte, Ziele und Verpflichtungen informiert? Hat neben dem ausgefallenen Inhaber noch jemand Vollmachten auf Bankkonten? Sind Passwörter von Computern bekannt? Kommt jemand an Schlüssel heran?

Unangenehme Gedankenspiele...

„Ausganspunkt“, so heißt es im Handbuch, „sind unangenehme Gedankenspiele, die die eigene Person betreffen“. Diese Gedanken würden allzu gerne verdrängt. Tatsächlich können diese Überlegungen zu einem konkreten Handeln helfen. Zur richtigen Ausfall-Strategie gehört auch der offene Austausch mit seinen Mitarbeitern. Könnte das Unternehmen ohne mich fortbestehen und die Arbeitsplätze erhalten bleiben? Ist meine Familie wirtschaftlich ausreichend abgesichert? Oder: Was würde jetzt passieren, wenn ich als Firmenlenker vor zwei Wochen gestorben wäre? So will das Notfall-Handbuch Anregung, Orientierung und zugleich Werkzeug sein, um die wichtigsten Regelungen auch konkret umsetzen zu können.

Gleichwohl kann das Buch fachkundigen Rat (z.B. eines Rechtsanwalts) nicht ersetzen. Denn im Notfall spielen auch vertragliche Regelungen, die die individuelle Lebenssituation des Unternehmers widerspiegeln, eine entscheidende Rolle. Wie ist der Ehevertrag ausgestaltet, wie der Erbvertrag? Was steht im Gesellschaftsvertrag drin? Gibt es ein Testament? Steht der Inhalt dieser Verträge im Einklang mit den Vorstellungen? Sind die Verträge aktuell, verständlich und widerspruchsfrei?

Weisungen und Vollmachten

Das Heft bietet sich dennoch allemal als Einstieg und roter Faden in das Notfall-Management an. So wird z.B. in prägnanter Form erläutert, dass es bei einer GmbH notwendig ist, eine Vertrauensperson zu benennen, die die Gesellschafterrechte in der Gesellschafterversammlung ausübt. „Damit die Person handlungsfähig ist, muss sie mit den notwendigen Stimmrechtsvollmachten ausgestattet sein“, ist im Buch zu lesen. Der Tipp zur Umsetzung wird gleich nachgeschoben: „Sofern derzeit keine Prokura oder Handlungsvollmacht erteilt wurde, sollte die notwendige Generalvollmacht oder die Geschäftsvollmacht im Notfall-Handbuch oder an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden“. Die einzelnen perforierten Seiten des Buchs können ausgefüllt, herausgetrennt und zusammen mit anderen Dokumenten abgeheftet werden.

Linktipp: Das kostenlose Notfall-Handbuch