Interview des Monats

Die VersicherungsPraxis24 im Gespräch mit:

 

Philipp Belau, dem Geschäftsführer der BDAE-Gruppe

Neue Herausforderungen bei der Beratung von Expats

Autorin: Susanne Görsdorf-Kegel

Eigentlich wollte der BDAE im letzten Jahr sein 25-jähriges Bestehen groß feiern - wie bei vielen anderen Organisationen wurde daraus nichts. Gibt es in Zeiten geschlossener Grenzen und Video-Konferenzen statt persönlicher Kontakte überhaupt noch Menschen, die beruflich im Ausland unterwegs sind und Beratungsbedarf haben? Über diese und andere Fragen sprach Versicherungspraxis24 mit Philipp Belau, dem Geschäftsführer der BDAE-Gruppe.

Der BDAE feierte 2020 sein 25-jähriges Jubiläum - konnten Sie das überhaupt feiern?

Belau: Leider hat uns die Coronapandemie da einen Strich durch die Rechnung gemacht. Wir haben uns sehr auf dieses Ereignis gefreut und bei vielen - einschließlich mir - löst die Ziffer 25, ein Viertel-Jahrhundert, schon eine gewisse Ehrfurcht und vor allem Stolz aus. Deswegen werden wir das Jubiläum ganz gewiss nachholen, sobald es möglich ist. Doch bis dahin steht die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die seit Beginn der Pandemie vor einem Jahr überwiegend von zu Hause aus arbeiten, im Vordergrund.

Was hat sich seit der Gründung des Vereins verändert, was ist gleich geblieben?

Belau: Damals mussten wir uns als Interessensvertretung von im Ausland arbeitenden Personen noch Gehör bei Versicherern verschaffen, die wir für unsere Auslandsversicherungen als Risikoträger brauchen. Das war auch der ursprüngliche Grund für die Gründung des Vereins. Inzwischen kommen die Kooperationspartner auf uns zu, denn wir sind über die Jahrzehnte immens gewachsen und der Verein ist inzwischen Teil der BDAE-Gruppe. Seit 2017 ist zudem der Konzern MSH International Mehrheitseigner des BDAE. Dadurch sind wir Teil des weltweit führenden Anbieters globaler Versicherungslösungen. Was sich nicht geändert hat und wahrscheinlich auch nie ändern wird, ist unsere Fokussierung auf internationale Expats und Auswanderer, denen wir getreu unseres 25 Jahre alten Slogans „Mit Sicherheit ins Ausland“ den bestmöglichen Versicherungsschutz bieten wollen.

Die größte Veränderung abgesehen vom Wachstum ist wohl unsere nunmehr internationale Ausrichtung. Der Verein wurde für unsere frühe Zielgruppe der deutschen Auslandserwerbstätigen gegründet. Inzwischen versichern wir aber auch Ausländer im Ausland oder in Deutschland, also beispielsweise britische Staatsbürger in Dubai oder indische Fachkräfte in Deutschland. Auch Familienangehörige Deutscher im Ausland, die eine andere Nationalität haben, können wir absichern.

Die Folgen der Pandemie haben den Reisemarkt schwer getroffen und viele Dienstreisen wurden durch Zoom-Meetings ersetzt - musste der BDAE auch sein Geschäft mangels Nachfrage einschränken?

Belau: Im Gegenteil - wir haben insbesondere bei unserer Unternehmensberatung BDAE Consult, die Unternehmen beim Mitarbeitereinsatz im Ausland in rechtlichen Fragen unterstützt, eine erhöhte Nachfrage zu verzeichnen. Insbesondere weil Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter internationaler Firmen ihre Dienstreisen und Entsendungen nicht antreten konnten, entsprechende Vorkehrungen jedoch bereits getroffen und vor allem bei längerfristigen Dienstreisen und Auslandseinsätzen entsprechende Vertragswerke aufgesetzt worden waren, entstand ein neuer Beratungsbedarf.

Können Sie dafür ein Beispiel nennen?

Belau: Ein deutsches Textilunternehmen wollte eine Mitarbeiterin als Geschäftsführerin der neu gegründeten Tochtergesellschaft in Australien einsetzen. Diese war bislang als Projektleiterin in Deutschland angestellt und sollte als Geschäftsführerin der australischen Tochtergesellschaft zum 1. März 2020 mit dem Auf- und Ausbau des Australiengeschäftes beginnen. Dafür wurde ein australischer Arbeitsvertrag geschlossen und der deutsche ruhend gestellt. Wegen der Pandemie bedingten Reisebeschränkungen und weil sie ebenfalls aufgrund der Krise kein Visum erhielt, war es der Mitarbeiterin nicht möglich, nach Australien zu fliegen und ihren Job anzutreten. Die australische Gesellschaft konnte auf die Expertise ihrer neuen Geschäftsführerin jedoch nicht warten und drängte auf eine schnelle Lösung des Problems. Ihr Vorschlag: Sie könne einen Großteil ihrer Aufgaben auch aus Deutschland im Homeoffice heraus steuern. Hier beginnen aber die Probleme. Da die Mitarbeiterin einen australischen Arbeitsvertrag unterschrieben hatte, bezog sie auch ihr Gehalt von der australischen Gesellschaft und übte ihre Tätigkeit als Geschäftsführerin für die australische Gesellschaft aus. Insbesondere Tätigkeiten, die in der Geschäftsführerfunktion außerhalb des Staates ausgeübt werden, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, bringen eine immanente steuerrechtliche Gefahr mit sich. Unser Beratungsteam hat dann eine entsprechende Lösung erarbeitet.

Hat also die Zahl der Auslandseinsätze gar nicht abgenommen?

Belau: Grundsätzlich gibt es derzeit zwar weniger langfristige Auslandseinsätze, da eine langfristige Planbarkeit schwer möglich ist, allerdings haben einzelnen Staaten hier Sonderlösungen erarbeitet, die es Firmen mittlerweile ermöglichen, Fachleute ins Ausland zu schicken. Aufgrund der Coronakrise ergeben sich stetig Neuerungen, die es bei geplanten Auslandseinsätzen zu berücksichtigen gilt.

Das zeigen aktuell beispielsweise die USA. Aufgrund der Coronapandemie wurden deutliche Einreisebeschränkungen beziehungsweise Einreiseverbote verhängt. Diese konnten bisher im Zusammenhang mit einer Sondererlaubnis NIE, die für National Interest Exception steht, umgangen werden. Trotz Coronakrise nahmen deutsche Unternehmen - aufgrund bereits geplanter, aber auch neuer Projekte in den USA - eine solche Sondererlaubnis oft in Anspruch, was zu einem erhöhten Bearbeitungsaufwand bei den US-Konsulaten führte. Wir haben insgesamt festgestellt, dass Auslandseinsätze in den USA auch während der Coronakrise nicht weniger attraktiv für deutsche Unternehmen sind. Seit 12. März 2021 wurde die Möglichkeit der NIE jedoch deutlich eingeschränkt und ist allein aus wirtschafts- oder unternehmensbezogenen Interessen nicht mehr möglich. Sie kann derzeit nur noch für Personen im kritischen Infrastruktursektor erwirkt werden.

Wie sieht es generell mit Homeoffice aus - hat sich der Trend zum pandemiebedingten Homeoffice auch auf Ihre Kunden ausgewirkt?

Belau: Aktuell bekommen wir sehr, sehr viele Anfragen von Unternehmen, die ihren Beschäftigten Homeoffice beziehungsweise mobiles Arbeiten auch im Ausland ermöglichen wollen. Sie glauben gar nicht, wie viele verschiedene Konstellationen es da gibt und wie komplex dieses Feld ist. Der Trend zum Homeoffice im Ausland hatte sich bereits vor der Pandemie abgezeichnet, nun scheint er aber unaufhaltsam. Wir sehen auch, dass Unternehmen ihren Beschäftigten mobiles Arbeiten ermöglichen wollen, auch um im Kampf um Talente und Fachkräfte wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Erfahrung hat bei vielen auch gezeigt, dass die Arbeitsqualität unter dem „remote work“ nicht leidet und gegebenenfalls sogar positive Nebeneffekte mit sich bringt - das Einsparen von Büroräumen, die flexiblen Arbeitszeiten, die zu mehr produktiven Arbeitsphasen gestaltet werden können, die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Arbeit in den Lebensalltag flexibel integrieren zu können.

Häufig weiten Unternehmen das Recruiting direkt auf das Ausland aus und sichern neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zu, vom Heimatland aus zu arbeiten. Nebenbei haben Firmen so auch die Chance, neue Märkte durch ebendiese Mitarbeiter zu erschließen. Dass damit allerdings auch Risiken und Handlungsbedarf einhergehen, wird oft verkannt. Es ist Aufgabe unserer Berater, darauf aufmerksam zu machen. So bestehen die Herausforderungen für die Unternehmen dann vor allem darin, arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aspekte des mobilen Arbeitens miteinander in Einklang zu bringen. Oft kommen auch noch aufenthaltsrechtliche Faktoren hinzu.

Wenn ein Expat während seines Auslandsaufenthalts ins Homeoffice wechseln muss, was muss dabei versicherungstechnisch bedacht werden?

Belau: Das kommt wie so oft bei Auslandseinsätzen auf die jeweilige Fallkonstellation an. Derzeit beobachten wir mehrere verschiedene Konstellationen. Eine betrifft beispielsweise Grenzgänger und diejenigen Arbeitnehmer, die gewöhnlich in mehreren Staaten erwerbstätig sind und nun vorübergehend ausschließlich von zu Hause aus arbeiten, aber für ein ausländisches Unternehmen tätig sind. Für diese hat die Deutsche Verbindungsstelle Krankenkassen Ausland (DVKA) am 17.03.2020 eine Sonderregelung bekanntgegeben. Demnach dürfen Grenzgänger vorübergehend für bis zu 24 Monate im Homeoffice im Heimatland tätig werden, ohne dass sich Änderungen in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht ergeben.

Das bedeutet, dass das jeweilige Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaates weiterhin anwendbar bleibt. Eine A1-Bescheinigung ist in der Regel nicht erforderlich, es sei denn der Wohnmitgliedsstaat fordert einen Nachweis über die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften. Diese Sonderregelung gilt aktuell noch bis zum 30.06.2021. Wichtig hierbei ist jedoch, dass sich dieses Rundschreiben ausschließlich auf Bestandsfälle - das heißt sozialversicherungsrechtlich bereits eingeordnete Sachverhalte - bezieht, die coronabedingt vorübergehend anders gelagert sind.

Eine weitere typische Konstellation betrifft Personen, die aufgrund der Pandemie die Chance sehen, vorübergehend im Ausland zum Beispiel bei ihrer Familie oder in einer Ferienwohnung im Ausland zu leben. Wenn Arbeitgeber dieses gewähren, dann sollten Art und Umfang des Tätigwerdens im Homeoffice festgehalten und möglichst zeitlich befristet werden. Um den Prozess möglich unkompliziert zu gestalten und einen Verbleib im deutschen Sozialversicherungssystem sicherzustellen, wird aufgrund der zeitlichen Befristung gerne eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung angenommen. Dabei muss die Tätigkeit im Homeoffice auch zwingend mit Auftrag der deutschen Gesellschaft und nicht lediglich auf Veranlassung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers stattfinden.

Deutlich komplizierter wird es, wenn jemand dauerhaft ins Homeoffice ins Ausland geht und seinen Wohnsitz dorthin verlegt, beispielsweise weil sie oder er einen Partner beziehungsweise eine Partnerin hat, die im Ausland lebt. In der Regel erwarten die Unternehmen, dass diese Angestellten regelmäßig ins Mutterhaus nach Deutschland zurückkehren. Dann haben wir unter Umständen eine Mehrfachbeschäftigung vorliegen. Für eine Beschäftigung im EU-Ausland ist dann hinsichtlich der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge der Wohnort entscheidend, sofern dort ein wesentlicher Teil der Tätigkeit ausgeübt wird. Eine gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten kann durch eine A1-Bescheinigung belegt werden. Diese legt die Rechtsvorschriften und Entrichtung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages in nur einem Mitgliedstaat auf Grundlage von Artikel 13 VO (EG) Nr. 883/2004 einheitlich fest.

Ferner sollten Unternehmen auf Sonderregelungen vor Ort wie zum Beispiel verpflichtende Zahlungen in Rentenfonds achten. Das ist beispielsweise in Großbritannien der Fall. Weiterhin müssen Arbeitgeber klären, ob es Versorgungslücken im Ausland gibt und diese dann durch private Lösungen ausgleichen.

Gibt es überhaupt noch in nennenswertem Umfang deutsche Arbeitnehmer, die ins Ausland gehen?

Belau: Unsere Kunden gehen langfristig ins Ausland und haben demzufolge Bedarf an langfristigen Auslandsversicherungen. Anders als klassische Reisekrankenversicherer, die vor allem Personen absichern, die in den Urlaub reisen, hat uns die Coronakrise glücklicherweise nicht besonders hart getroffen. Wer aktuell langfristig im Ausland leben und arbeiten will, tut es auch. Vor allem Firmen müssen ihre Auslandsaktivitäten weiter fortführen und wollen ihre Fachkräfte wie geplant vor Ort einsetzen. Ein faktisches Einreiseverbot haben nur wenige Staaten ausgesprochen, darunter etwa die USA. Großbritannien beispielsweise hat eine Einreise nur aus touristischen Gründen untersagt, wer aber aus nicht-touristischen Gründen einreist, muss entsprechende Auflagen erfüllen, zum Beispiel ein negativer PCR-Test und eine anschließende zehntägige Quarantäne.

Expats wie Firmen nehmen die einzelnen Auflagen und Quarantäne-Verordnungen der jeweiligen Länder in Kauf, da der geplante Aufenthalt in der Regel weit über ein paar Wochen hinausgeht. Im Schnitt arbeiten unsere versicherten Expats drei Jahre im Ausland, wer aus privaten Gründen in ein anderes Land zieht, plant oft sogar für immer dort zu bleiben.

Hat sich ihr Versicherungsbedarf geändert?

Belau: Der Versicherungsbedarf an sich hat sich nicht geändert, aber die Sensibilisierung für die Leistungen. Natürlich ist es unseren Kunden immens wichtig, dass wir Covid-19-Erkrankungen absichern. Besonders wichtig ist es ihnen, dass wir auch dann weiter leisten, wenn für das jeweilige Aufenthaltsland eine Reisewarnung besteht. Das haben wir von Anfang an getan und tun es auch weiterhin. Für Firmen ist es besonders wichtig, dass Expats bei einem Aufenthalt in einem Land, in dem bei einer Coronainfektion eine ausreichende medizinische Versorgung nicht gewährleistet ist, dieser zu einem nächsterreichbaren Krankenhaus transportiert wird, in dem die medizinische Versorgung sichergestellt ist. Auch das gewährleisten wir und übernehmen dafür die Kosten.

Und wie sieht es mit anderen Reisenden aus - was müssen die versicherungstechnisch beachten?

Berlau: Viele Länder verlangen bei der Einreise inzwischen eine Auslandskrankenversicherung, die vollumfänglich oder bis zu einem Mindestbetrag bei Covid-19 leistet und auch einen Corona bedingten medizinischen (Rück-)Transport absichert. Wir haben von Anfang an klar herausgestellt, dass wir Covid-19 uneingeschränkt versichern. Medizinischer Rücktransport oder Überführungen im Todesfall sind ohnehin generell bei unseren Auslandskrankenversicherungen abgedeckt. Insofern waren wir von Anfang an gut aufgestellt. Es ist aber in der Tat so, dass potenzielle und auch bestehende Kunden sich in Sachen Corona besonders stark bei uns rückversichern wollen. Länder wie Costa Rica, Oman oder Thailand verlangen einen Nachweis einer Auslandskrankenversicherung inklusive Corona-Schutz auf Englisch und dabei reicht ihnen nicht die Versicherungsbestätigung. Wir erstellen dann ein gesondertes Zertifikat, in dem wir die geforderten Covid-19-Leistungen auflisten. Beispielsweise wollen die thailändischen Behörden, dass auf diesem Zertifikat bestätigt wird, dass wir den Covid-19-Test zahlen, wenn dieser ärztlich angeordnet wurde und dass wir Behandlungskosten für eine Covid-19-Erkrankung in Höhe von mindestens 3,2 Millionen Baht - das sind etwa 87.600 Euro - bezahlen.

Glauben Sie, dass Auslandsaufenthalte in Zukunft wieder zum normalen Geschäftsalltag dazugehören werden oder werden sie wie Dienstreisen allgemein eingeschränkt?

Belau: Auslandsentsendungen wird es weiterhin uneingeschränkt geben, denn Unternehmen, die im Ausland aktiv sind, haben einen großen Bedarf an Fachkräften, die an die Heimatbasis berichten, unter anderem weil es vor Ort nicht die benötigten Spezialisten gibt. Was sich nachhaltig ändern wird, dass künftig alternativ zu Auslandsentsendungen Homeoffice im Ausland genutzt wird, einfach weil es von Expats weltweit zunehmend eingefordert wird und die Unternehmen beim Anwerben von Fachpersonal konkurrenzfähig bleiben wollen. Erst kürzlich hat der Autokonzern Ford in den USA seinen 30.000 Mitarbeitern erlaubt, komplett im Homeoffice zu arbeiten. Ein Großteil diese Mitarbeiter wird dieses Homeoffice allein aufgrund der unterschiedlichen kulturellen Herkunft der Belegschaft ins Ausland verlegen.

Ich glaube aber, dass es zumindest bei kurzfristigen Dienstreisen ein Umdenken gibt, weil sich gezeigt hat, dass viele Geschäftsreisen auch durch mehrere Videokonferenzen kompensiert werden können. Das Einsparpotenzial ist dabei nicht zu unterschätzen.

Gleichwohl ist das Auslandsgeschäft so komplex und gleichzeitig so wichtig für Deutschland als Exportnation, dass insbesondere sensible Geschäftsanbahnungsprozesse nach der Pandemie weiterhin auf persönlicher Ebene stattfinden werden müssen. Interkulturelle Unterschiede sorgen oft für unnötige Missverständnisse und das tut die digitale Kommunikation auch. Kommt beides zusammen, wird es schwierig. Nichtsdestotrotz beobachten wir, dass Unternehmen sowohl aus Nachhaltigkeits- als auch aus Kostengründen an neuen Konzepten arbeiten, wie Dienstreisen künftig effizienter gestaltet und eben auch reduziert werden können.