von Christian Burlage, Coach und Trainer - Vorstand BiTMA e.V.

Software für den Vertriebsalltag: Nutzen und Gewinn rechtfertigen die Kosten

Gute Software richtig genutzt ist nicht nur ein effektiver Unterstützer, sondern ein wesentlicher Haftungsminimierer. Was Sie bei der Wahl geeigneter Softwareprogramme beachten sollten.

Die bekannte Studie von Evers & Jung "Anforderungen an die Finanzvermittler – mehr Qualität, bessere Entscheidungen" im Auftrag des BMELV spricht Bände. Jedem Vermittler in Deutschland wird damit klar signalisiert, dass ein Ende der Spirale von Gesetzes- und Verordnungsänderungen nicht in Sicht ist. Weitere Maßnahmen werden aktuell in der Politik diskutiert. Dabei sind bereits jetzt die Anforderungen an die Dienstleister aus der Finanz- und Versicherungsbranche enorm: Die EU-Vermittlerrichtlinie erhöht den grundlegenden Standard, den Vermittler und Makler leisten müssen, um sich im Markt optimal zu positionieren. Gleichzeitig werden die Branchenprodukte vielfältiger und komplexer und fordern einen erweiterten Erklärungsbedarf. Und durch die VVG-Reform, nach der beispielsweise die umfangreichen Informationsunterlagen bereits bei Antragstellung ausgehändigt werden müssen, wird auch der administrative Aufwand immer zeitintensiver.

Wieder mehr Zeit für Kundenberatung!

Viele Makler müssen sich immer mehr mit Verwaltungsaufgaben beschäftigen, weshalb ihnen kaum noch Zeit für den Kunden bleibt. Sicher sind wir uns einig, dass Makler von Courtagen leben. Courtagen verdient der Makler aber vor allem durch professionelle Kundenberatung und -betreuung – nicht dadurch, dass er am Schreibtisch sitzt und Administratives abarbeitet.

Um auch weiterhin professionell arbeiten zu können, hilft beispielsweise eine Beratungs- und Verwaltungssoftware, die den Finanzdienstleister unterstützt und entlastet. Durch die Nutzung solcher Programme steigert der Makler die Effektivität in seinem Arbeitsalltag. Er kann sich wieder mehr auf seine eigentliche Kernaufgaben – die Kundenberatung – konzentrieren. Nur durch den Einsatz, einer am individuellen Bedarf des Finanzdienstleisters orientierten Software-Lösung, kann die Qualität hochwertiger Versicherungs- und Finanzberatung optimiert und für die Zukunft sichergestellt werden.

Professionelle Bestandsaufnahme durch softwaregestützte Analyse

Mit einem professionellen Analysetool kann der Vermittler zum einen den Bedarf beim Kunden abfragen und zum anderen eine Bestandsaufnahme tätigen. Je ausgiebiger und umfangreicher dieses Tool ist, desto sicherer kann sich der Vermittler sein, nichts zu vergessen, wirklich alle relevanten Risiken angesprochen zu haben und tappt dadurch vor allem in keine Haftungsfalle.

Da solch eine Analyse recht ausführlich sein kann, ist es ratsam, einen der folgenden Wege zu gehen: Entweder werden alle Daten zunächst mithilfe eines geeigneten Analysebogens schriftlich beim Kundenbesuch erfasst und später komplett bearbeitet. Oder es werden beim Kundenbesuch nur die Wünsche und Ziele erfragt, während die eigentliche Bestandsaufnahme im Büro anhand der zuvor vom Kunden vertrauensvoll überlassenen Unterlagen erfolgt. Apropos Bestandsaufnahme: Hierzu benötigt der Vermittler selbstverständlich ein Kundenverwaltungsprogramm. Viele Softwarehersteller bieten dieses in Kombination mit den Beratungslösungen an. Manche wiederum offerieren nur das eine oder andere. Wichtig ist, dass die beiden Tools kompatibel sind, um Daten vom Verwaltungsprogramm in das Analysetool zu übertragen.

Eine Verwaltungssoftware zu nutzen hat – neben der Minimierung des Haftungspotenzials – auch einen ganz pragmatischen und vertriebsorientierten Grund: Der Bestand des Versicherungsvermittlers kann damit selektiert werden, um die Kunden herauszufiltern, die über gewisse Finanz-Produkte noch nicht verfügen. Gute Software bietet aus dem System gleich Kundenanschreiben an, um Serienbriefe zu erstellen. Wenn die Software auch an die Geburtstage oder andere wichtige Ereignisse eines Kunden erinnert, kann das für eine Kundenbeziehung zusätzlich wertvoll sein.

Entscheidend dabei ist jedoch immer, dass man das System täglich nutzt, wirklich damit arbeitet und es mit aktuellen Daten pflegt.

Software vergleichen, testen und die beste auswählen

Bei der Wahl der Softwareprogramme für den eigenen Betrieb ist es entscheidend, dass diese aufeinander abgestimmt sind und Daten jeweils unkompliziert transferiert werden können. Aus Kostengründen kann es bei Rabatt-Angeboten Sinn machen, bei einem Softwarehersteller mehrere Programme zu buchen oder zu kaufen. Mittlerweile gibt es so viele Anbieter, dass der Vermittler durchaus vergleichen kann und für sich eine sowohl individuelle als auch kostengünstige Lösung findet.

In der Regel sind die Kosten in einen Einmalbetrag und in laufende Gebühren aufgeteilt. Je geringer der Erstbetrag ist, desto höher sind üblicherweise die laufenden Nutzungs- bzw. Updategebühren. Insbesondere für das Verwaltungsprogramm ist es sinnvoll, eine langfristige Softwarelösung einzusetzen, mit höherer Erstgebühr und dafür einer geringeren laufenden Gebühr.

Eine professionelle Programmeinweisung und eine verlässliche Hotline sollten in jedem Fall immer gefordert als auch genutzt werden. Meistens liegen die Einweisungen als Onlineschulungen vor, manche bieten auch persönliche Präsentationen an. Letztere sind jedoch meist recht kostspielig. Regionale Einweisungsseminare sind ebenfalls empfehlenswert und können zum Teil auch nach Bedarf gebucht werden. In diesen Seminaren gibt es oft wertvolle Tipps, die den Arbeits- und Beratungsprozess und deren effektive und erfolgreiche vertriebliche Umsetzung unterstützen.

Obligatorisch ist, dass der Vermittler zunächst eine zeitlich befristete Demoversion erhält, um für sich herauszufinden, inwieweit das Programm auch seinen Bedürfnissen entspricht. Manchmal werden zu dem Zwecke Vollversionen vergeben. Dies hat den Vorteil, dass der Makler wirklich alles nutzen, ausprobieren und echte Kunden-Fälle anlegen kann. In anderen Fällen ist es sinnvoll, gegen eine geringe Gebühr ein Rückgaberecht zu vereinbaren, nachdem die Vollversion erworben und die Einweisung durchgeführt wurde. Stellt der Makler dann fest, dass die Software die Wünsche nicht erfüllt, gibt er sie zurück.

Wichtige Bestandteile der Softwareausstattung

Inwieweit die Software für den täglichen Arbeitsablauf des Vermittlers nutzbar ist, muss jeder für sich selbst herausfinden. Bestandteile der Programme sollten beispielsweise eine Terminierung und Wiedervorlage sein. Denn, werden Kündigungsfristen verpasst, ist das nicht nur peinlich, sondern könnte auch ein Haftungsproblem erwirken. Mit der richtigen Software passiert das nicht. Ein weiterer Vorteil ist, dass, wenn morgens der Computer startet, alle am Tag zu erledigenden Aufgaben angezeigt werden.

Sollen Aktionen durchgeführt werden, ist die Integration von Selektionen notwendig. Mit diesem Tool ist es unter anderem möglich, den Kundenbestand zum Beispiel nach Berufsunfähigkeitsversicherungen zu selektieren. Die Kunden, die noch unterversorgt sind, können daraufhin angesprochen werden.

Für die einfache und rechtssichere Dokumentation der Beratung muss die Beratungssoftware ein Protokollsystem enthalten.

Beispiel: Während der Beratung zeigt der Vermittler dem Mandanten verschiedene Risiken auf und erfragt, ob jeweils der Bedarf nach Absicherung besteht. Verneint der Kunde das Angebot, so kann der Vermittler die Aussage sofort dokumentieren und seine eigene Haftung für den Fall der Fälle damit ausschließen.

Eine Scan- und Ablagefunktion, in der Dokumente wie Antrags- und Policenkopien gleich zum Kunden abgelegt werden, ist ebenfalls ein nützliches Tool in der Softwareausstattung. Und wenn der Vermittler Mitarbeiter und Untervermittler hat, hilft ein Courtage-Abrechnungsprogramm, viel Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Fazit: Ohne gute Softwarelösungen ist der tägliche Arbeitsaufwand der Finanz- und Versicherungsvermittler nicht mehr zu bewältigen. Jeder sollte sich und seine Software prüfen und feststellen, inwieweit sie im Arbeits- und Beratungsprozess hilfreich ist oder optimiert werden kann. Die Software sollte optimal zum Vertrieb und Beratungsprozess passen. Gute Software richtig genutzt, ist nicht nur ein effektiver Unterstützer, sondern ein Haftungsminimierer und sorgt regelmäßig für mehr Umsatz. Die Gewinne hieraus rechtfertigen die Kosten.

Hinweis in eigener Sache:

Die CapitalBund GmbH stellt speziell für Versicherungs- und Finanzmakler Beratungs- und Vertriebskonzepte zur Verfügung. In persönlichen Beratungsgesprächen sowie in Trainings und Coachings, werden die Makler in Sachen Vertrieb geschult. Ein Teilbereich des Coachings ist die Verwendung bedarfsgerechter Softwarelösungen. Die CapitalBund GmbH gibt hilfreiche Informationen zu guter Analyse-, Beratungs- und Verwaltungssoftware, die die Arbeit von Vermittlern optimieren kann.