Der moderne Vermittlerbetrieb: Verwaltung und Vertrieb erfolgreich verbinden

Der moderne Versicherungsvermittler ist im Alltagsgeschäft nicht nur für den Vertrieb von Versicherungsprodukten zuständig, sondern als Inhaber eines Vermittlerbetriebes zugleich auch Unternehmer. Wie hoch der tagtägliche Arbeitsaufwand durch diese Doppelbelastung tatsächlich ist und wie ein effektiver Vertriebsprozess Abhilfe schaffen kann, erläutert Steffen Ritter in der aktuellen Ausgabe des Versicherungsmagazins (Heft 7/2009, S. 16 - 20).

Während sich das Berufsbild des Vermittlers in den letzten Jahren nicht großartig verändert hat, sind vor allem die Anforderungen durch technische Neuheiten, Prozessveränderungen und neue gesetzliche Vorgaben gestiegen. Die stetig zunehmenden administrativen Aufgaben lassen das eigentliche Geschäft des Vermittlers, den Vertrieb von Versicherungsprodukten, in vielen Fällen in den Hintergrund rücken. Der geschäftsführende Vermittler ist Verkäufer und Unternehmer in einer Person. Die Lösung: Nur eine effektive Organisation sämtlicher Geschäftsabläufe macht es möglich, Anforderungen in Verwaltung und Vertrieb gerecht zu werden. Ohne Mitarbeiter kommen viele Vermittler bei der Bewältigung des Alltagsgeschäfts längst nicht mehr aus. Ein optimaler Geschäftsprozess ist - gerade in Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern - nur dann möglich, wenn die Aufgabenbereiche und Kompetenzen klar verteilt sind - zugunsten von Service und Vertrieb. Der moderne Vermittlerbetrieb integriert Innen- und Außendienst und bindet beide in den Vertriebsprozess ein.

Ein erfolgreicher Vertriebsprozess ist vor allem eines: strukturiert. Die Terminierung ist der Ausgangspunkt einer erfolgreichen Produktvermittlung. Aus diesem Grund sollten Versicherungsbetriebe bereits hier an einem effektiven System interessiert sein. Gerade die Abstimmung zwischen Innen- und Außendienst muss funktionieren, um Terminüberschneidungen zu verhindern und den Ansprüchen der Kunden gerecht zu werden. Im Hinblick auf ein anstehendes Kundengespräch ist eine Bedarfsanalyse zwingend erforderlich, um professionelle, auf den Kunden zugeschnittene und nutzbare Verkaufsunterlagen zusammenstellen zu können, mit denen der Außendienst dann ins Beratungsgespräch gehen kann. Die Verkaufsunterlagen müssen auf der einen Seite übersichtlich und für den Kunden verständlich gestaltet sein, auf der anderen Seite gesetzlichen Vorgaben und Informationspflichten entsprechen. Der Außendienst ist in administrative Aufgaben nicht eingebunden und kann sich somit voll und ganz auf den Kundenkontakt konzentrieren, ohne für Terminvereinbarungen oder die Zusammenstellung von Unterlagen zuständig zu sein. Im Kundengespräch sollte der Außendienstmitarbeiter deutlich machen, dass weitere Gesprächstermine auch weiteres Optimierungspotenzial bieten und gegebenenfalls bereits im persönlichen Kontakt einen Folgetermin vereinbaren. Eine kleine, an die Vertragsunterlagen angehängte Notiz erinnert den Kunden an den vereinbarten Folgetermin und vermittelt eine transparente Arbeitsweise. Selbstverständlich muss auch der Innendienst über eine solche Terminsetzung informiert werden, um Missverständnisse vorab verhindern zu können. Auch eventuelle Änderungen in der Klassifizierung des Kunden sollten stets an den Innendienst weitergegeben und im System festgehalten werden, um immer auf die aktuellsten Kundendaten zugreifen zu können. Nach dem Beratungsgespräch und einem eventuellen Vertragsabschluss liegt die Verantwortung nun wiederum beim Innendienst, der den Antrag bearbeitet, Rückfragen in Absprache mit dem Außendienstmitarbeiter klärt und das Geschäft abschließt. Im besten Fall wird der Innendienstmitarbeiter dem Kunden bereits im Beratungsgespräch vom Außendienstmitarbeiter als Ansprechpartner vorgestellt. Gegebenenfalls werden in einem Folgetermin mit dem Kunden bereits vorgenommene Schritte evaluiert und anstehende Potenziale dargestellt.

Fazit: Das Vermittlergeschäft hat sich in den vergangenen Jahren zu einem komplexen System aus Vertrieb und Verwaltung entwickelt. Erfolgreiche Vermittlerbetriebe verfügen über einen effektiven Vertriebsprozess, der Innen- und Außendienst sinnvoll integriert, klare Verantwortungsbereiche vorgibt und auf allen Ebenen für eine bestmögliche Positionierung des Betriebes sorgt - und so der steigenden Komplexität mit einem strukturierten System entgegentritt.

Dieser Beitrag wurde erstellt von Alexander Tanner.